RGPD / Données personnelles

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES

La politique de protection des données personnelles est un document formalisant les modalités de collecte, d’utilisation et de sécurisation des informations à caractère personnel au sein d’une organisation. Elle précise les droits des personnes concernées, les mesures de protection mises en œuvre et assure la conformité aux dispositions légales en vigueur, notamment aux exigences de l’article 13 du RGPD.

INTRODUCTION :

Dans le cadre de ses missions, la commune de MARILLET est amenée à traiter diverses données à caractère personnel permettant d’identifier les usagers, notamment lors de l’instruction des dossiers, que ce soit pour répondre à des obligations légales ou pour assurer les services proposés à la population.

La présente politique a pour objectif d’informer de manière claire, précise et complète les personnes concernées sur les modalités de traitement de leurs données, ainsi que sur les mesures mises en œuvre pour en garantir la sécurité.

Les traitements réalisés par la commune de MARILLET concernent cinq catégories de personnes :

      • Les administrés,
      • Les élus,
      • Les agents,
      • Les candidats à un poste,
      • Les visiteurs du site internet de la commune.

La commune de MARILLET veille à ce que ces traitements soient conformes au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), ainsi qu’à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données (DPD/DPO), dont les coordonnées figurent en fin de document.

Nous vous remercions de lire attentivement cette politique de protection des données.

  • QU’EST – CE QU’UNE « DONNEE PERSONNELLE » OU « DONNEE A CARACTERE PERSONNEL » ?

Il s’agit de toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Par exemple le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro d’inscription sur la liste électorale, le numéro de téléphone, la photographie, la commune de résidence, le logement, l’adresse mél, etc.

  • QU’EST CE QU’UN « TRAITEMENT DE DONNEES PERSONNELLES » ?

Il s’agit de toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel telles que : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion, mise à disposition, rapprochement, interconnexion, limitation, effacement, destruction, etc.

Par exemple, il s’agit de la gestion de liste électorale, la gestion de l’état civil, l’instruction des dossiers de permis de construire, etc.

  •  QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?

Le responsable de traitement est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens de traitement des données personnelles.

Le traitement consiste à effectuer des opérations sur des données personnelles. Par exemple : la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’effacement et la destruction, etc…

La Commune de MARILLET, 14 rue des Ajoncs 85240 MARILLET,  représentée par le Maire, est le responsable de traitement de vos données personnelles.

  • QUELLES SONT LES FINALITES ET LES BASES LEGALES DES TRAITEMENTS DE VOS DONNEES ?
      • Finalités des traitements

Des données personnelles sont collectées par la commune pour répondre à ses missions d’intérêt public, telles que :

  • Gérer les services publics, notamment l’urbanisme et la maîtrise des sols,
  • Organiser l’accueil du jeune enfant, comprenant le recensement des besoins, l’information des familles dans toutes les communes.
  • Promouvoir la culture et le patrimoine local,
  • Gérer l’interface du site internet de la commune pour assurer la communication et le service aux administrés.
      • Bases légales des traitements

Le traitement des données personnelles par la commune repose sur cinq bases légales principales que sont :

  • L’exécution d’une mission de service public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique,
  • Le respect d’une obligation légale,
  • Le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
  • L’exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles
  • Et plus rarement l’intérêt légitime.

 

  • QUELLES SONT VOS DONNEES COLLECTEES
    • Modalités de la collecte des données

Les données vous concernant sont collectées soit :

–              Directement auprès de vous, quand vous sollicitez directement les services de

la commune lors de vos différentes démarches,

– Indirectement auprès d’organismes tiers, par exemple la DGFiP le cadre du cadastre pour le rôle des impôts ou l’INSEE) dans le cadre des élections.

Vous êtes informés de cette collecte indirecte lors de l’instruction de vos dossiers, ou à défaut par tous moyens d’information concernant ce traitement.

      • Catégories de données collectées

Selon le traitement réalisé et les personnes concernées, différentes catégories de données peuvent être collectées et traitées, notamment :

Administrés –       Données d’identification et de contact : données relatives à l’identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, etc.)
Elus –       Données d’identification ;

–       Données relatives au mandat ;

–       Données nécessaires au versement des indemnités de fonction (numéro de sécurité sociale, état civil, coordonnées)
Agents –       Données d’identification : données relatives à l’identité (nom, prénom, adresse, photo, date et lieu de naissance, etc.)

–       Données professionnelles : poste occupé, qualifications, diplômes, carrière, historique des emplois, situation administrative, ancienneté, type de contrat, horaires de travail.

–       Données de gestion salariale : salaire, primes, cotisations sociales, numéro de sécurité sociale, informations bancaires pour le versement des salaires

–       Données relatives à la santé au travail : suivi médical, accidents du travail, aptitudes

–       Données liées à la formation professionnelle : formations suivies, évaluations, compétences acquises

–       Données disciplinaires ou administratives : sanctions, dossiers disciplinaires, observations
Candidats à un poste –       Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail

–       Données relatives à la vie professionnelle (CV, diplômes, formation, fonction, lieu de travail, etc.)
Visiteurs du site internet –       Données de connexion (cookies)

–       Eventuelles données renseignées dans le formulaire de contact en ligne

 

  • COMMENT LIMITONS NOUS LA COLLECTE ET COMBIEN DE TEMPS VOS DONNEES SONT ELLES CONSERVEES ?

      • Limitation et minimisation des données collectées

La commune veille à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités poursuivies et autorisées par la réglementation.
Des contrôles réguliers sont effectués afin de garantir le respect du principe de minimisation, et les agents sont sensibilisés à la collecte de données objectives, pertinentes et proportionnées.

 

      • Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies, conformément aux textes en vigueur.

À l’issue de cette durée, les données sont :

  • Détruites,
  • Anonymisées à des fins statistiques,
  • Versées aux archives municipales conformément aux obligations légales.

 

  • QUI PEUT ACCEDER AUX DONNEES QUE NOUS RECUEILLONS – Destinataires et Sous-traitants – Tiers autorisés

    Dans le cadre de nos missions de service public, vos données sont exclusivement destinées aux services d’instruction de vos demandes et, en tout ou en partie, aux services gestionnaires de la Commune de MARILLET si nécessaire (services financiers pour la facturation du service par exemple).

    Les données personnelles ne peuvent être rendues accessibles qu’aux destinataires habilités :

    • Agents de la collectivité justifiant du besoin d’en connaître,
    • Organismes compétents (DGFiP, URSSAF, etc.),
    • Autorités ou tiers légalement autorisés (Préfecture, autres collectivités, administration de l’Etat, Gendarmerie…) : les informations seront transmises dans le cas où la législation l’impose ou autorise la Commune de MARILLET à le faire.

    Par ailleurs, la commune de MARILLET recourt à des sous-traitants agissant pour son compte. À ce titre, ces prestataires peuvent être amenés à accéder, de manière indirecte, à nos bases de données, notamment lors des opérations de maintenance des logiciels métiers utilisés par les services pour la collecte des données.
    Ces accès sont strictement encadrés par des contrats imposant des obligations en matière de protection, de sécurité et de confidentialité des données, conformément à l’article 28 du RGPD.

      • COMMENT VOS DONNEES SONT-ELLES PROTEGEES ?

    Conformément au RGPD, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé et notamment :

    • La désignation d’un Délégué à la Protection des Données, se référer au PARAGRAPHE ci-après
    • La tenue d’un registre des traitements comme l’exige le RGPD
    • La sécurisation de l’accès (application du principe du moindre privilège), du partage et du transfert des données,
    • Des formations de sensibilisation de tout le personnel à la protection des données et aux exigences de confidentialité
    • La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique
    • L’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos prestataires ou sous-traitants.
      • DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

    Conformément au RGPD, la Commune a désigné e-Collectivites comme délégué à la protection des données mutualisé, par Délibération.

    Pour contacter le délégué à la protection des données se référer au point – Quels sont vos droits ?

     

      • QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNEES ?

        • Vos droits

    Vous disposez de différents droits sur vos données :

    • Le droit d’accéder à vos données en demandant une copie,
    • Le droit de rectifier, mettre à jour ou compléter vos données,
    • Le droit d’exiger l’effacement de vos données lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
    • Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière,
    • Vous retirez le consentement préalablement donné,
    • Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement,
    • Le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
    • Le droit à la limitation du traitement de vos données dans les cas prévus par la réglementation,
    • Le droit de vous opposer au traitement de vos données pour motif légitime à moins que la loi ou la règlementation en vigueur ne s’y oppose,
    • Le droit à la portabilité de vos données,
    • Le droit de définir le sort de vos données post mortem.

    Pour exercer vos droits Informatiques et Libertés, ou pour toute information complémentaire sur l’utilisation de vos données, vous pouvez contacter la mairie :

    -par courriel direction@marillet85.fr,

    – par courrier à l’adresse postale suivante : 14 rue des Ajoncs 85240 MARILLET – ou encore par téléphone au 02 51 00 46 34.

    Vous pouvez joindre notre délégué à la protection de données par mail : dpo@ecollectivites.fr

        • Vérification de l’identité du demandeur

    La personne concernée n’est pas systématiquement tenue de fournir une pièce d’identité. Une vérification est demandée uniquement en cas de doute raisonnable sur son identité.

     

        • Délai de traitement de la demande

    Lorsque la personne concernée exerce ses droits relatifs à ses données personnelles, la Déléguée à la protection des données (DPO) en accuse réception dans les meilleurs délais et y répond dans un délai d’un mois, délai pouvant être prolongé jusqu’à trois mois en cas de demande complexe ou de pluralité de demandes à traiter.

     

        • Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

    Si vous estimez que vos droits informatique et libertés sont lésés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :

    Services des Plaintes
    3 place de Fontenoy – TSA 80715
    75334 PARIS CEDEX 07

    Https : //cnil.fr/fr/plaintes

    Vous trouverez des renseignements au lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/cnil- direct/question/844.

    Vous trouverez également des informations exhaustives relatives à vos droits sur le site de la CNIL : www.cnil.fr

    • EVOLUTION

    La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment, en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

    Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à votre connaissance, par tout moyen défini par la commune.